Définition
« Les frais professionnels sont des charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.»
Sources : arrêté du 20.12.2002 et arrêté modificatif du 25.07.2005.
Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour sa convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.
Ces frais doivent lui être remboursés et font l’objet d’une inscription sur la fiche de paie
Les frais professionnels sont exclus de la base de cotisations de sécurité sociale et de la base CSG/RDS sous certaines conditions.
Sont qualifiés de frais professionnels :
- les frais engagés par le salarié en situation de déplacement (frais de nourriture, logement, transport..)
- les frais engagés par le salarié en situation de télétravail.
- les frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle.
- les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
L’indemnisation et les conditions d’exonération des frais professionnels.
Le dédommagement des frais professionnels peut prendre la forme :
- de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur salaire soumis à cotisations, cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions
- d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs,
- d’un versement d’allocations forfaitaires
- La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
Pour certaines professions (journalistes, artistes, ouvriers du bâtiment, VRP …) une déduction forfaitaire pour frais professionnels peut être pratiquée sur l’assiette des cotisations.
- Le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs
Il s’agit du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié.
Le remboursement de certains frais professionnels ne peut être effectué que sur cette base . Il s’agit notamment :
- des frais engagés par le salarié en situation de télétravail,
- des frais engagés pour l’utilisation à titre professionnel des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ( NTIC)
- de certains frais engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle.
Pour que ces frais soient exonérés, il faut que l’employeur apporte la preuve que le salarié était contraint d’engager des dépenses supplémentaires et qu’il produise les justificatifs de ces frais qui lui auront préalablement été fournis par le salarié (par exemple des factures d’hôtel, de restaurant, de parking …)
- Le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires
L’indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires n’est possible que pour certains types de frais comme par exemple :
- Les frais de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence
- Les indemnités de restauration sur le lieu de travail du fait des horaires de travail du salarié
- Les indemnités de repas hors locaux de l’entreprise (par exemple sur un chantier)
- Les indemnités de grand déplacement en métropole, outre-mer ou à l’étranger
- Les indemnités kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles
- les indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoires et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif dans le cadre de la mobilité professionnelle.
Conditions d’exonérations des indemnités forfaitaires :
Les allocations forfaitaires pour frais professionnels ne sont pas soumises à cotisations sociales, à condition :
- de s’inscrire dans les limites d’exonérations fixées par l’URSSAF chaque année.
- de prouver que les allocations forfaitaires ont été utilisées conformément à leur objet (apporter la preuve d’un déplacement par exemple) :
- Tableaux récapitulatifs des indemnités de repas et de grand déplacement (en métropole)
| Nature de l’indemnité forfaitaire | Limite d’exonération pour les 3 premiers mois | Limite d’exonération au-delà du 3 ème au 24ème mois | Limite d’exonération au-delà du 24 ème au 72 ème mois |
| Indemnité de repas
(en euros/repas) |
18.60 € | 15.80 € | 13€ |
| Indemnité de logement et de petit déjeuner (en euros/jour)
· Déplacement à Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val de Marne · Déplacement dans les autres départements |
66.50 €
49.40 € |
56.50 €
42.00 € |
46.60 €
34.60 € |
| Nature de l’indemnité forfaitaire | Limite d’exonération sociale | Conditions de fait |
| Indemnité de repas | 18.60 € | Déplacement professionnel
+ Impossibilité de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel (contraint de prendre son repas au restaurant) |
| Indemnité de restauration | 6.50 € | Contraint de se restaurer sur le lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail de nuit, posté, continu, en équipe ou en horaires décalés) |
| Indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise | 9.10 €
|
En déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, dont les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et où il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant. |
- Tableau récapitulatif des indemnités kilométriques
| Kilométrage parcouru à titre professionnel | |||
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 cv et moins | d x 0,410 | (d x 0,245) + 824 | d x 0,286 |
| 4 cv | d x 0,493 | (d x 0,277) + 1 082 | d x 0,332 |
| 5 cv | d x 0,543 | (d x 0,305) + 1 188 | d x 0,364 |
| 6 cv | d x 0,568 | (d x 0,320) + 1 244 | d x 0,382 |
| 7 cv et plus | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1 288 | d x 0,401 |
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